Cuando una asamblea de socios, un colectivo de técnicos o asesores o, simplemente, un grupo de personas relacionadas con la institución, supera los cincuenta participantes, la dinámica de su desarrollo suele resultar difícil, ya que se generan muchos temores en los miembros del grupo.
Los comentarios impertinentes, los efectuados a media voz o los cuchicheos y críticas veladas se generalizan impidiendo la marcha óptima de la asamblea o evento.
Por otro lado, suelen surgir liderazgos espontáneos que, al exponer con cierta convicción sus propias opiniones, convierten a éstas en algo generalizado y potencialmente asumibles por todo el colectivo, llegando, en algunos casos, a convertirse en auténtica manipulación del grupo y logrando, en consecuencia, que los verdaderos sentimientos y opiniones se disipen.
El método Phillips 66, que intentamos describir, permite establecer una forma ordenada de participación y, por ende, de toma de decisiones efectiva, en este tipo de actos. Fue ideado, en el año 1.948, por D. J. Phillips que lo utilizó para lograr que un auditorio de unas cien personas participara en una discusión, expresando e intercambiando sus ideas de manera rápida y eficiente.
El esquema metodológico de esta técnica de participación es el siguiente:
1.- El moderador o director de la reunión expone un problema concreto a analizar, procurando enunciarlo de forma clara y concisa.
2.- Se invita a los participantes a reagruparse en comisiones de seis personas.
3.- Cada comisión dedica uno o dos minutos a auto presentarse, si es que no se conocen, y a elegir un presidente que asegure la participación de todos los miembros y un secretario que será el portavoz del grupo ante la asamblea o colectivo general.
4.- Las distintas comisiones, unilateralmente, analizan el problema enunciado por el moderador. En primer lugar, cada miembro expresa su opinión; posteriormente, el grupo analiza la validez de las ideas emitidas, anotando el secretario aquellas que le parecen mejores al grupo. Esta discusión o análisis dura, aproximadamente, seis minutos.
5.- Terminadas las deliberaciones, los secretarios de cada comisión presentan los resultados que han obtenido ante la asamblea que, de forma global o parcial, estudia las ideas aportadas.
Una de las ventajas de esta metodología de participación es que respeta el anonimato de los autores de la idea, ya que el secretario informa de las opiniones de su grupo sin citar a nadie específicamente.
Incluso éste puede hablar libremente ya que expresa las conclusiones de un grupo y no las suyas propias.
Por otro lado, las opiniones aberrantes, respecto al problema planteado, son eliminadas sin dificultad por los propios miembros de las comisiones.
Como inconveniente del método, puede citarse el hecho de que los problemas complejos no deben ser tratados por este sistema, teniendo que recurrirse a otras técnicas más específicas.
En algunas ocasiones, el número de componentes de los grupos puede ser mayor o menor, dependiendo del colectivo y del tema a analizar. Igualmente sucede con el tiempo dedicado a la discusión de la decisión que, si el caso lo requiere por su complejidad, puede ampliarse. No conviene, en mi opinión, sobrepasar los quince minutos ya que, si el plazo es excesivo, puede dilatarse la discusión y dispersarse las conclusiones.
En cada caso, será necesario adaptarse a las circunstancias especificas del colectivo, del evento y de la problemática en cuestión.