Un aspecto importante es la consideración de las distintas etapas que constituyen el proceso de implantación de un Programa de Círculos de Calidad en una determinada organización. Empezaremos indicando que no hay un modelo único que pueda ser extrapolable a todas las instituciones, pero sí hay ya una larga serie de experiencias en empresas que han desarrollado estos Programas con éxito y que permiten establecer unas fases-tipo, concretas, de los mismos.

Estas etapas serían las siguientes:

1.- Análisis de la Situación
Antes de tomar una decisión definitiva referente a la implantación de un Programa de Círculos, es imprescindible analizar los factores internos y externos que pudieran incidir en él. De este estudio inicial dependerá el despliegue del programa o, simplemente, el rechazo del mismo por no ser conveniente para la empresa.

En esta fase, además de otros indicadores de tipo económico y social, van a tener especial importancia los Estudios de Clima Laboral, los de Mandos Medios y las Auditorías de Comunicación Interna.

2.- Determinación de los Objetivos y de los Sistemas de Trabajo

Tomada la decisión de iniciar el Programa, es importante fijar, de forma concreta y realista, aquellos objetivos, tanto generales como específicos, que se desean conseguir y la forma, la metodología a utilizar, para obtenerlos.

3.- Asignación de los Recursos necesarios.

Una vez establecidos los objetivos, se procede a asignar los recursos materiales, financieros y personales que van a necesitar los miembros del Círculo de Calidad para conseguirlos. Es necesario determinar, con cierta precisión, todo aquello que se va a requerir, incluidos los recursos de Formación y apoyo.

4.- Campaña de Comunicación

Es muy importante diseñar las líneas maestras del “Marketing de los Círculos” para comunicar y vender, a toda la plantilla, la implantación en la empresa del Programa y su comienzo inmediato.

Para ello resulta muy positivo perfilar una estrategia de Comunicación Interna que indique, entre otras cosas, el objetivo general que se persigue, los hitos principales del programa y los beneficios que obtendrán tanto la institución como los participantes, derivados todos ellos del éxito que consigan los Círculos de Calidad.

En esta campaña se debe resaltar el hecho de que constituye un sistema de gestión participativo, que permite racionalizar y mejorar los métodos de trabajo reduciendo los tiempos de las actividades críticas, por lo que aumenta la Productividad y disminuyen los costes.

Por otro lado, son programas que mejoran el Clima Laboral y las relaciones interpersonales, incrementando la motivación de los trabajadores, su orgullo de pertenencia a la empresa y la participación de los mismos en la marcha de la compañía.

Desde el punto de vista del miembro de un Círculo, este sistema contribuye a mejorar su desarrollo profesional, ya que le permite familiarizarse con la metodología del Trabajo en Equipo, le impulsa a pensar en términos de Calidad Total y, además, estimula su creatividad al ver que sus ideas son aplicadas en la práctica diaria.

En esta Campaña de Comunicación y, en general, en todas las fases del programa, hay que contar con la colaboración de las Organizaciones Sindicales de la empresa, que deben implicarse en el proceso, así como con los Mandos Intermedios que podrían, en caso contrario, constituir un auténtico impedimento al desarrollo del mismo.

Cuando se obtengan los primeros resultados de los Círculos piloto será conveniente reforzar la Campaña de Comunicación Interna haciéndolos públicos y especificando los beneficios obtenidos. En estos casos, la cuantificación, en términos económicos, de los mismos permitirá visualizarlos mejor.

5.- Lanzamiento de los Círculos de Calidad

Cuando el ambiente en la empresa ya está suficientemente “maduro” gracias a la Campaña de Comunicación y la Planificación del Programa ha sido aceptada por los órganos correspondientes, es el momento del lanzamiento de los primeros Círculos.

Es determinante elegir, de forma adecuada, el Área organizativa en donde se van a implantar, prefiriéndose aquellas en las que sea más fácil obtener resultados patentes y rápidos. También hay que dedicar una especial atención a la Formación de los componentes de los Círculos y de sus líderes, puesto que van a constituirse en el modelo en el que querrán verse reflejados sus compañeros.

Los primeros resultados que, normalmente, se suelen obtener no siempre son tan satisfactorios como pudiera esperarse. Sin embargo, esto no debe provocar el desánimo. Hay que ser conscientes de que, como sucede en cualquier grupo de personas que de forma voluntaria constituyen un equipo de trabajo, deben transcurrir una serie de reuniones, cuatro o cinco, para que el grupo entre en sintonía operativa.

De acuerdo con Blair, teórico del Trabajo en Equipo, las cuatro etapas por las que transita un equipo o grupo de trabajo en su evolución espontánea son las siguientes:
- Formación del Equipo
- Tormenta Interna
- Estructuración y Reglamentación
- Consolidación y Desarrollo.

Es a partir de la tercera etapa cuando empieza a detectarse un progresivo ascenso de la productividad del grupo que, en la segunda, llegó a ser prácticamente nula. Hasta no estar en la fase de Consolidación no es posible alcanzar el nivel óptimo.

De aquí se deduce que si se deja a un equipo espontáneo, voluntario, como es un Círculo de Calidad, actuar a su libre albedrío, sin formación inicial y sin la tutoría de la organización, los bajos niveles de productividad obtenidos pueden permanecer durante mucho tiempo. Para evitarlo y para obviar las dos primeras etapas indicadas, es necesario constituir los Círculos de una forma consciente, planificada y respetando un procedimiento formal y riguroso.

6.- Desarrollo del Programa de Círculos de Calidad

Una vez que se han constatado los primeros resultados positivos de los Círculos, conviene hacer una presentación impactante de los mismos. Resulta muy sugerente y motivador que el Equipo, en su totalidad, explique sus experiencias personales y profesionales a la Dirección de la Compañía para, así, recibir sus felicitaciones, apoyos y comentarios de forma directa.

Esto, además de ser motivador para los trabajadores participantes en el Programa, constituye una ocasión extraordinaria para mejorar la Comunicación Interna a través del intercambio directo de opiniones y conocimientos, de forma biunívoca, entre la Dirección y la Plantilla.

Un acto similar puede realizarse con todos los trabajadores del Área organizativa o, si es posible, de toda la empresa ya que es la mejor manera de promocionar el sistema de Círculos y de captar participantes en los mismos.

No conviene olvidar que, para el éxito de este tipo de proyectos, se requiere un apoyo constante de la Dirección, expresado tanto por la aplicación de los recursos necesarios como por la realización de actos demostrativos institucionales como los citados.

Concluimos indicando que este sistema de gestión basado en los Círculos de Calidad ha dado lugar a ese nuevo tipo de empresa, de la que hemos tratado en artículos anteriores, a la que H. Serieyx y G. Archier denominaron “Empresa del Tercer Tipo”. Este modelo de empresa tiene asumidos los principios y filosofía del Marketing Interno al anteponer el principio de confianza al de autoritarismo.

Son compañías conocidas por todos: HP, Nippon Steel, Lockheed, Ford, GM… y sus característica común es el aprovechamiento de la capacidad e inteligencia de la totalidad de sus miembros, con independencia del nivel que ocupen en el organigrama.

Los resultados que han obtenido, tanto desde el punto de vista económico como social, han sido espectaculares y, además, han conseguido crear el adecuado ambiente laboral para, apoyándose en la base participativa establecida gracias a los Círculos de Calidad, desarrollar otras importantes “revoluciones” que han impactado en la gestión empresarial.